Con questo articolo prosegue il nostro percorso nell’universo delle presentazioni di business realizzate in Powerpoint.

Nel primo articolo abbiamo inquadrato il framework generale di una presentazione di business, e chiarito per quale ragione le slide:

– devono avere un ruolo di supporto visivo al messaggio principale che viene trasmesso all’audience tramite le tue parole. Le slide quindi non sono documenti pensati per la lettura: servono per integrare con dati quanto stai dicendo (con grafici, tabelle), o piuttosto per rinforzare i concetti che stai spiegando (con schemi che rappresentano processi, idee, strategie, evidenze finali di analisi, etc.). Nulla di peggio quindi che ‘commentare’ le slide. Abbandona del tutto il concetto di “presentare un file di Powerpoint“: quello che deve avvenire è “presentare con l’ausilio di un file di Powerpoint“, ovvero con un supporto visivo che avrebbe potuto essere anche una lavagna, un tabellone, o altro.

– non devono creare difficoltà cognitive addizionali all’audience, pena il calo dell’interesse, dell’attenzione. Slide con testo troppo fitto, con font poco leggibile, difficili da interpretare, vanno assolutamente evitate. Le slide devono essere invece di immediata comprensione, contenere gli elementi essenziali che supportano il messaggio. Insomma, la regola fondamentale è sempre quella: less is more.

Immagina ad esempio di essere seduto ad ascoltare una presentazione, in una sala per meeting oppure online, e ti appare davanti qualcosa del genere:

Non è uno scherzo: è una slide davvero realizzata da una blasonatissima multinazionale di consulenza direzionale!

In un documento distribuito via pdf o cartacea potrebbe ancora essere accettabile, ma stai certo che in una presentazione live una slide così complessa diventa una strada in salita nel mantenere viva l’attenzione del pubblico.

Nel secondo articolo abbiamo invece visto alcuni esempi, di elementi che in una presentazione potrebbero creare “rumore”, rendendo le slide meno digeribili. La scelta di font poco adeguati, una mancanza di armonia nell’allineamento degli elementi sono alcune situazioni delle quali abbiamo discusso.

Cosa accade in una presentazione

Prima di proseguire, riepiloghiamo alcuni aspetti fondamentali, a costo di essere ripetitivi, ma se ormai ti sono ben chiari salta pure ai paragrafi successivi.

Ricorda sempre che chi presenta sei tu. Le slide sono un supporto al tuo messaggio, quindi una presentazione non deve ridursi ad un commento di quanto viene proiettato, soprattutto se avrai prodotto (grave errore) slide piene di testo. Se lo farai, non solo rinuncerai al tuo ruolo, accadrà molto peggio. Che il tuo pubblico sarà indotto a focalizzarsi sulle slide insieme che te (che magari avrai voltato le spalle per leggere le slide!), concentrato a leggere le parole scritte, a interpretare gli elementi grafici…

Insomma, la presentazione si ridurrà ad un esercizio quasi di… lettura collettiva, nel quale la soglia di attenzione cadrà inevitabilmente molto presto.

Tutti abbiamo un limite nella nostra capacità di attenzione e assorbimento, quando riceviamo informazioni tramite canali uditivi (il messaggio verbale) e contemporaneamente tramite vanali visivi (la slide). Se le slide sono confuse, complesse, vi è un extra sforzo cognitivo, ed ecco che accade un fenomeno paradossale: le tue parole e le slide entrano in competizione tra di loro nel conquistarsi l’attenzione dell’audience!

Il cervello di chi ti è di fronte è stato programmato, da un’evoluzione biologica durata millenni, a consumare il meno possibile energia, e se la tua presentazione diventa fonte di eccessivo consumo, c’è poco che tu possa fare: sarai davanti ad un pubblico che nella migliore delle ipotesi sarà lì ad annuire, senza che il tuo messaggio giunga realmente a destinazione.

In quest’articolo vedremo ulteriori esempi di cosa potrebbe rendere meno efficace la tua presentazione in Powerpoint.

Le animazioni in Powerpoint

Ricordo ancora quando una nuova versione di Powerpoint rese accessibile un’ampia gamma di effetti speciali. All’improvviso, chiunque di noi lavorava su Powerpoint divenne un mago degli effetti speciali, e le slide di arricchirono di testi rimbalzanti, cerchi e triangoli che apparivano e scomparivano, scie luminose…

Come se all’improvviso le slide servissero non più per fare delle oneste e utili presentazioni di business, ma per spettacolarizzare.

Allora, veniamo al punto. Evita del tutto effetti di animazione. Per tante buone ragioni.

Inserire animazioni assorbe troppo tempo, che dovresti piuttosto dedicare a ottimizzare il flusso delle slide, creare un adeguato storytelling, migliorare il design grafico, individuare i contenuti più adeguati. Poi, siamo ormai nel 2023, se ti aspetti che il pubblico resti sbalordito per un elemento che appare saltellando da qualche angolo della slide, sei in ritardo di due decenni.

Le animazioni possono creare complessità, distrazione. Non solo: il rischio che qualcosa non funzioni come previsto è sempre dietro l’angolo.

Insomma, non ne vale la pena. La cosa vale anche per gli effetti di transizione tra le slide: non esagerare. Utilizza soluzioni semplici, come Wipe o Push. Se invece utilizzassi effetti di transizione come Rotate o Ferris Wheel, la cosa potrebbe diventare noiosa e provocare effetti da… mal di mare.

Peggio ancora, e l’ho visto con i miei occhi, inserire effetti di transizione ogni volta diversi: il cervello del pubblico, dopo alcuni minuti, sarà concentrato solo sull’indovinare quale sarà la prossima fantasmagorica transizione sullo schermo!

Ricorda sempre che, nella preparazione delle slide, vale la regola “less is more“. Inserisci ciò che ha un senso nel contesto della presentazione, e non esitare a tagliare tutto ciò che è superfluo, e gli effetti speciali solitamente lo sono.

Ovviamente, in questi articoli facciamo sempre riferimento a presentazioni di business nei quali il focus è prevalentemente su dati, fatti, informazioni, linee guida, nuovi prodotti, programmi di marketing, strategie. Se si tratta di una presentazione finalizzata a creare un momento di intrattenimento o di celebrazione aziendale – ad esempio in una convention – allora il discorso potrebbe essere diverso, e degli effetti speciali potrebbero avere un loro ruolo. Senza mai abusarne.

Il potere comunicativo del colore nelle presentazioni

Su questo è impossibile parlarne rapidamente, perché il colore è un elemento di enorme rilevanza, ma purtroppo anche complessità, nel design grafico.

Pur non essendo io un designer, mi sono così appassionato al tema che ho dedicato ore a creare centinaia di palette di colore e testarle sulle slide, a leggere libri e articoli sull’argomento…

Cosa dire? Impossibile trattare sinteticamente l’argomento. Esistono interi blog sull’argomento, e nelle note finali ti indicherò alcune utili risorse in rete.

Ma ti sarà ben chiaro che i colori evocano emozioni, hanno dei precisi significati nel nostro immaginario, sono innumerevoli e le loro possibili combinazioni sono infinite. Per ragioni più spesso culturali, ma anche ancestrali, i colori contengono in sé dei messaggi.

Pensa al colore dei brand. Il blu comunica affidabilità: non è un caso che sia utilizzato da Paypal. Nero e bianco insieme comunicano eleganza e semplicità, come per Apple. Il rosso comunica allegria, passione, come per Coca-Cola. Il verde naturalità, onestà, e infatti appare volutamente nel logo di tante banche (Banca Intesa, ad esempio) oppure di aziende che producono o distribuiscono alimentari o bevande (Starbucks). L’utilizzo di molteplici colori comunica l’intenzione di innovare, ed è comune nei brand tecnologici come Google e Microsoft.

Ma il colore va utilizzato con attenzione. Il rosso comunica passione, ma dà anche un senso d’allarme, soprattutto in presentazioni con contenuti ‘finance’.

E l’insieme dei colori va valutato con estrema attenzione.

Entrare nel tema di quali palette colori utilizzare è un argomento troppo vasto, e se non hai tempo, preferisco che tu resti con i piedi per terra: in fondo qui parliamo di presentazioni in Powerpoint efficaci, fatte rapidamente, a supporto di un talk e in un contesto di business. Cominciamo a fare ordine, allora.

Anche in fatto di colore, vale la regola del “less is more“. Un’esperta internazionale di data visualization come Cole Nussbaumer Knaflic spiega che, nelle sue presentazioni, alla fine ciò che fa è utilizzare una semplicissima scala di grigi, e utilizzare poi solitamente un blu per gli elementi ai quali dare evidenza.

Usiamo quindi il colore avendo finalità ben chiare. Usiamolo in maniera parsimoniosa, evitando effetti “arlecchineschi”. E consideriamo che tonalità di colore troppo vivace, violento, possono avere persino un effetto ‘repellente’ verso il nostro pubblico.

Immagina di avere di fronte una slide di questo tipo:

Sono certo che preferiresti guardare alle stesse informazioni su una slide così sviluppata:

Come utilizzare il colore con Powerpoint?

Come orientarsi, allora? Se non intendi approfondire l’argomento per ragioni di tempo, attieniti a queste semplici regole:

(1) Semplificati la vita e utilizza le palette di colori già disponibili con Powerpoint. È una scelta sufficientemente ampia. Invece del solito Office (che non è male) sperimenta anche con altre palette, ad esempio Median che si serve di colori desaturati, con un effetto morbido.

(2) Utilizza pochi colori, e tendenzialmente utilizza diversi livelli di luminosità dello stesso colore (come nel caso del blu del grafico sopra)

(3) Considera il contesto e la finalità della presentazione. È una presentazione “istituzionale”? Attingi ai colori del brand aziendale. È una presentazione motivazionale, con una call to action? Sbilanciati con colori un po’ più accesi, come il contrasto tra blu e giallo. Stai presentando i risultati di una analisi di dati? Utilizza uno o pochi colori, poco accesi, che rendano leggibili con comodità i grafici, ad esempio diverse tonalità di grigio. È una presentazione di prodotto? Attingi ai colori del prodotto stesso.

In ogni caso, non cercare mai di raggiungere un impatto fine a sé stesso con l’utilizzo dei colori.

Poi, se vuoi scoprire il mondo dei colori, e tutte le potenzialità espressive delle infinite palette di colori in una presentazione, ti puoi sbizzarrire. Esistono diversi strumenti in rete gratuiti (al termine dell’articolo te ne segnalerò diversi), che ti consentono di esprimere la tua personale creatività ed applicarla durante la preparazione delle slide.

Alcuni di questi strumenti ti consentono di estrarre da immagini suggestive delle palette di colori armoniose, che danno una marcia in più in termini di efficacia al tuo deck di slide. Potresti ricavare la palette colori da un’immagine che ti ispira particolarmente, e che è adeguata al contesto e alle finalità della presentazione (non innamorarti troppo dell’aspetto estetico, ricorda sempre che la forma segue la funzione!). Come da questa immagine tratta dall’universo di Star Wars, ad esempio:

Ed ecco che i colori estratti vengono utilizzati nelle nostre slide:

Naturalmente attingerò ai colori estratti nella maniera più opportuna: in questo caso il giallo è più che sufficiente a far risaltare l’elemento in basso a sinistra,  enon c’è alcuna ragione per utilizzare il rosso, che comunque è disponibile nella palette.

Tridimensionale sì o tridimensionale no?

Sono davvero rari i casi in cui abbia senso usare effetti di tridimensionalità in una slide. Soprattutto se si parla di visualizzazione dei dati. Solitamente la tridimensionalità non aggiunge nulla, se non complessità nell’interpretazione dei dati.

Guarda questo semplicissimo grafico: quali quarter dell’anno sono quelli più pesanti, in termini di vendite? Non inserendo le percentuali, è quasi impossibile dirlo con certezza.

Sembra quasi che il secondo e terzo quarter siano quelli più “pesanti”, o no? Guardando alla stessa ‘pie chart’ bi-dimensionalmente, non ci sono dubbi:

Il primo e secondo quarter sono quelli più pesanti sul totale delle vendite, cosa che la ‘torta’ tridimensionale distorceva profondamente.

Quale titolo per la slide?

Ci sarebbero tanti altri aspetti dei quali parlare, ma se c’è qualcosa che è semplice da realizzare, che può fare la differenza in termini di efficacia – ma che poi non sempre viene fatto – è utilizzare il titolo della singola slide come messaggio.

Quante volte continuiamo a vedere slide intitolate: “Market Trend” o “Competitive Scenario”, quando sarebbe molto più efficace usare lo spazio riservato al titolo per dare un preciso messaggio del tipo, ad esempio:

“The market is still growing (oppure “is flattening” etc) invece di un “Market Trend” puramente descrittivo e lapalissiano, che sarebbe piuttosto il titolo del grafico interno

“We are the #2 player in the category” che comunica immediatamente il concetto essenziale, ciò per cui facciamo vedere lo scenario competitivo.

Inseriamo in ogni slide solo gli elementi che servono, e giacché stiamo inserendo un titolo, facciamo in modo che serva a qualcosa!

Considerazioni finali

Il tema dell’efficacia delle presentazioni in Powerpoint è terribilmente affascinante e importante, e meriterebbe ben più spazio dei tre articoli – volutamente piuttosto basilari e introduttivi – che ho voluto dedicarvi. Per questo rimando alle risorse per l’approfondimento riportate alla fine dell’articolo.

Se volessimo riassumere in un unico concetto quanto visto sinora, diciamo che nella preparazione delle slide occorrerebbe seguire il principio cardine del design: la forma deve seguire la funzione, mai viceversa.

Questo principio deve sempre guidarti mentre fai le tue scelte su colori, font, utilizzo dello spazio, quantità di testo da inserire, e così via. Chiediti prima quale sia la funzione della presentazione, e nel suo ambito poi di quella specifica slide, e di conseguenza fai le tue scelte. Lavora e ragiona come un designer che progetta un oggetto che è destinato ad un utente (la tua audience).

 

Risorse per l’approfondimento

(a) Le migliori pubblicazioni

La scelta nel mercato editoriale è immensa, ma non ho dubbi nel segnalare tre libri, tra tutti quelli che ho letto e studiato, che hanno una marcia in più. Come sempre, ricordo che come autore di questo blog non ho alcun interesse personale nel segnalare prodotti o siti di e-commerce, e che i suggerimenti che troverete sono del tutto indipendenti.

Un libro che ha avuto la reale capacità di rimettere in discussione il modo in cui utilizziamo Powerpoint è lo straordinario “Presentation Zen. Simple Ideas on Presentation Design and Delivery” del geniale Garr Reynolds. Ha avuto la capacità di mettere il dito nella piaga, evidenziando quanto la facilità d’uso di Powerpoint abbia avuto un effetto boomerang, spingendoci a creare presentazioni senza creare una adeguata architettura preliminare, ma semplicemente – purtroppo – tuffandoci nel programma e gonfiando le slide di testo, elementi visivi dissonanti, messaggi di difficile interpretazione.

Altro ottimo testo è “slide: ology: The Art and Science of Creating Great Presentations“, una pubblicazione davvero completa, quasi ‘gemellata’ al libro di Reynolds. L’autrice, Nancy Duarte, è una vera “guru” internazionale in fatto di design di presentazioni.

Infine, stringendo sul tema della visualizzazione dei dati (spesso oggetto delle presentazioni di business), non posso ignorare “Storytelling With Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals” della bravissima Cole Nussbaumer Knaflic, ex esperta di Analytics in Google.

(b) Scoprire nuove palette di colori per le tue presentazioni: i link

Quale palette di colori utilizzare per Powerpoint, se volete fare un passo oltre? Ci sono numerosi articoli in rete, ma non esiterei a segnalare:

“10 Color Palette to Nail Your Next Presentation” di Grace Fussell

“9 Beautiful Color Palettes for Designing Powerful PowerPoint Slides” di Anuj Malhotra

“12 custom color palettes for PowerPoint slides that work” dal sito Slides Carnival

(c) Un salto di qualità: gli strumenti per creare palette colore

Se ti stai appassionando al tema del colore e di come ricavare delle palette, e vuoi provare a creare le tue palette, magari generandole a partire da una foto, un quadro, una copertina di un libro, un logo, ecco due siti che fanno al caso tuo: Adobe Color e Coolors. Potrai sperimentare applicando la tua creatività alle tue presentazioni, come ti ho mostrato nella slide creata con i colori estratti da una immagine ispirata ad un film di Star Wars.

Questa bellissima palette, ad esempio, è tratta da uno dei più celebri dipinti al mondo, La Notte Stellata di van Gogh, e si presta perfettamente per Powerpoint, con degli azzurri rilassanti e non violenti, e dei gialli utili per far risaltare specifici elementi grafici!

(d) I blog dei designer sul tema del colore

Anche in questo caso, la scelta è molto ampia. Io personalmente sto un po’ alla larga dai blog di aziende che offrono poi servizi come la vendita di template preconfezionati in Powerpoint (fanno il loro onesto lavoro di content marketing, certo…), e privilegio i blog di singoli designer professionisti che si dedicano all’argomento anche con genuina passione personale.

Tra tutti, segnalo qui Paper Heart Design, di Annie Stout, che propone centinaia di palette colori ispirate spesso da affascinanti scatti fotografici a elementi naturali come la montagna, il mare, etc. Troverai senz’altro ottime ispirazioni anche per le tue presentazioni di business.

(e) Nuovi template per Powerpoint

Naturalmente sai bene che in Powerpoint trovi un’ampia scelta tra numerosi template preconfezionati, che possono facilitarti il lavoro e farti risparmiare tempo. E saprai bene dei numerosi siti che vendono template a pagamento.

Io personalmente preferisco sempre creare da zero il template più idoneo di volta in volta. Ma è bene che ti ricordi che, se sei abbonato Premium a Microsoft Office 365, da questo link potrai trovarne di ulteriori template di Powerpoint (oltre a quelli già disponibili nel programma) da scaricare gratuitamente.